BH-IT-Koordination

Aufgaben der BH-IKT-Koordination

BH-IT-Koordinator

Für die Koordination des IKT-Einsatzes in den Bezirkshauptmannschaften wurden geeignete MitarbeiterInnen (derzeit 2) benannt. Die Benennung erfolgte durch die Bezirkshauptfrau/den Bezirkshauptmann, die/der nach der internen Aufgabenverteilung der Bezirksleute für IKT-Angelegenheiten zuständig ist, im Einvernehmen mit der Bezirkshauptfrau/dem Bezirkshauptmann, der/dem die MitarbeiterInnen zugeteilt ist, in Abstimmung mit dem SG Verwaltungsentwicklung - IKT-Koordination.

Die MitarbeiterInnen der BH IKT-Koordination berichten der/dem nach der internen Aufgabenverteilung der Bezirksleute zuständigen Bezirkshauptfrau/Bezirkshauptmann (derzeit Bezirkshauptmannschaft Landeck). Sie üben ihre Funktion als Haupttätigkeit aus. Sie vertreten sich gegenseitig. Sie sind in dieser Funktion an Fachvorgaben der IKT-Koordination gebunden.

IKT-Planung

Überblick die Aufgaben und Arbeitsabläufe in den Bezirkshauptmannschaften, Aufzeigen von Möglichkeiten zur Verbesserung und Rationalisierung mit den vorhandenen oder zusätzlichen Anwendungen, Beobachtung des Angebotes an Lösungen am IT-Markt, Hinweise für die Entwicklung der IKT-Strategie des Landes

Budget und Arbeitsplan:

Erhebung und Darstellung des konkreten Bedarfes an IKT-Komponenten, die in allen BHs zum Einsatz kommen, für den Budgetantrag und den Arbeitsplan, Abruf von Lieferungen und Leistungen im Rahmen des Arbeitsplanes und der zugeteilten Mittel (Kreditrahmen) bei der  Datenverarbeitung Tirol GmbH (DVT) IT-Anwendungen: Fachvorgaben für Software für spezielle Anwendungen in einer oder allen BHs für die Beschaffung durch die DVT.

Mitarbeit in größeren/übergreifenden Projekten, Einbringen der Anforderungen aus den BHs, Steuerung der Einführung und des Einsatzes, Mitarbeit bei übergreifenden Projekten mit Zentralstellen des Bundes und anderen Bundesländern, laufende Abstimmung mit diesen.

Laufende Abstimmung:

Regelmäßige Besprechungen mit der IKT-Koordination, periodische Besprechungen mit den ASVs der BHs, Kontakt mit den InnendienstleiterInnen der BHs, Information der Bezirkshauptleute, Teilnahme an den Besprechungen der GruppenansprechpartnerInnen

Ausbildung

Durch Teilnahme an internen und gegebenenfalls externen Schulungen wird sichergestellt, dass die MitarbeiteInnen der BH-IT-Koordination über das aktuelle Fachwissen für die Arbeit verfügen. Dabei sind auch Aspekte der Organisation, Wirtschaftlichkeit und des Rechtsrahmens einzubeziehen. In den Bereichen Projektablauf, Dokumentation, Datenschutz, Datensicherheit und Compliance werden die Mitarbeiterinnen der BH IKT-Koordination intern ausgebildet.

Beschaffung und Entwicklung

Bei der Beschaffung und Entwicklung von IT-Anwendungen werden die Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit sowie das Datenschutzgesetz 2000 vom BH-IKT-Koordinator wahrgenommen.

Vor der Realisierung einer IT-Anwendung werden die Kosten für Entwicklung und Betrieb unter Beiziehung der DVT und der Nutzen seriös ermittelt und dargestellt.

Im Besonderen:

  • Zulässigkeit nach dem Datenschutzgesetz 2000
  • Vorgaben für die Datensicherheit
  • Zuordnung zur Sicherheitsklasse
  • Erfüllung aller gesetzlichen und fachlichen Vorgaben
  • besondere Vorgaben für die Verfügbarkeit.

Die Angaben zu den IT-Anwendungen und die erfolgten Meldungen an das Datenverarbeitungsregister werden elektronisch in einemAnwendungsverzeichnis erfasst.

Meldungen im Sinn der §§ 17 ff. des Datenschutzgesetzes 2000 zum Zweck der Registrierung im Datenverarbeitungsregister sind von Sachgebiet Verwaltungsentwicklung der Datenschutzkommission vorzulegen. Diesem obliegt weiters sowohl die Beratung bei der Erstellung von Registermeldungen, als auch die Mitarbeit bei der Ausarbeitung allfälliger Rechtsgrundlagen.

Priorisierung von IT-Vorhaben

Für die Umsetzung von IT-Anwendungen mit einem Aufwand von mehr als 50 Personentagen oder von Kosten/Ausgaben von mehr als 25.000 gilt der Erlass„Projektstandards“. Über die Realisierung entscheidet der Landesamtsdirektor nach Beratung durch den IT-Beirat, dem der Vorstand der Gruppe Präsidium, der/die für IT-Angelegenheiten zuständige Bezirkshauptmann/Bezirkshauptfrau und je ein Vertreter des Sachgebietes Verwaltungsentwicklung und der DVT angehören. Dies gilt auch für IT-getriebene Projekte von besonderer Bedeutung. Diese Vorgangsweise gilt nicht für Aufgaben aus dem laufendem Betrieb, der Instandhaltung und Wartung sowie für Standardaufgaben wie die Störungsbehebung und IT-getriebene Vorhaben derDVT.

Über die Umsetzungvon IT-Anwendungen mit einem Aufwand von zehn bis 50 Personentagen oder zwischen 5.000 und 25.000 ist in den laufenden Koordinationssitzungen zwischen dem Sachgebiet Verwaltungsentwicklung und der DVT zu entscheiden.

IT-Kleinanforderungen, die nicht mit bereits vorhandenen IT-Anwendungen realisiert werden können, werden nach Möglichkeit in den einzelnen Organisationseinheiten mit der bestehenden IT-Ausstattung umgesetzt.

Datenschutz

Die Zulässigkeit der Verwendung personenbezogener Daten richtet sich nach dem  Datenschutzgesetz 2000. Insbesondere wird durch die BH-IKT-Koordination die Gesetzmäßigkeit nach folgenden Kriterien beurteilt und dokumentiert:

  • Auftraggeber, Datenarten und Betroffene
  • Zweck und Zulässigkeit der Ermittlung und Verarbeitung
  • Zweck und Zulässigkeit von Übermittlungen
  • Inanspruchnahme externer Dienstleister.

Vor Aufnahme der Echtverarbeitung wird von der BH-IKT-Koordination durchgeführt:

  • die Meldung an das  Datenverarbeitungsregister
  • Organisation des Betroffenen-Verfahrens (Auskunft, Richtigstellung und Löschung)
  • Informationspflichten an die Betroffenen
  • Bereinigung von Rechtswidrigkeiten.

Für die ordnungsgemäße Datenverwendung kann der Leiter einer Dienststelle einen Datenschutzverantwortlichen bestellen.

Vereinbarungen mit externen Dienstleistern, das sind Personen/Unternehmen, die nicht Landesbedienstete oder Organisationseinheiten des Landes sind, sind von den zum Abschluss von Verträgen befugten Dienststellen zu treffen.

Datensicherheit

Bei der Entwicklung von IT-Anwendungen wird eine Abstufung von Nutzungsrechten vorgesehen, die sich an den Aufgabenbereichen der potenziellen BenutzerInnen orientiert. Erforderlichenfalls werden Zugriffe und die Eingabe von Daten in der IT-Anwendung protokolliert. Für die Speicherung von Daten ist ein Zeitraum festgelegt, für den die Daten benötigt werden.Die BH-IKT-Koordination orientiert sich nach den Standards des österreichischen  Sicherheitshandbuches.

Ordnungsmäßigkeit (Compliance)

Bei der Realisierung einer IT-Anwendung wird durch die BH-IKT-Koordination sichergestellt, dass alle gesetzlich, organisatorisch oder fachlich vorgegebenen Kriterien erfüllt werden. Die Umsetzung erfolgt nach klaren Vorgaben und wird durch geeignete Maßnahmen (Tests) nachgewiesen.